Cómo utilizar la herramienta de Autorespuesta


Desde el paquete STRATO Dominio, en su Acceso Clientes dispone de la opción de respuesta automática de correos (por ej. en caso de ausencia o de vacaciones). En este artículo le explicamos cómo aplicarlo de manera precisa.

 

En este artículo le explicamos cómo efectuar la configuración de su herramienta de Autorespuesta para buzones de correo desde su Acceso Clientes. Solo necesita su número y su contraseña de cliente para entrar en su Acceso Clientes.

 

¿Para qué sirve la opción de Autorespuesta?

 

La opción de Autorespuesta responde e-mails automáticamente a una dirección de correo con un texto estándar predeterminado. Se suele utilizar para enviar confirmaciones de pedido automáticas a solicitudes. Un ejemplo de e-mail "out of office" podría ser:

 

"Muchas gracias por su e-mail. Hemos derivado su solicitud a la persona correspondiente, que le responderá de manera personalizada lo antes posible."

 

Así, el remitente recibe inmediatamente la confirmación de que se ha recibido su e-mail y de que pronto obtendrá respuesta. La Autorespuesta es muy práctica también a la hora de irse de vacaciones o de viaje de negocios. En tal caso, podría utilizar e-mails automáticos con el texto siguiente:

 

"Muchas gracias por su e-mail. No puedo responder inmediatamente porque estoy de vacaciones hasta el día 28 de este mes. En casos urgentes, diríjase a compañero@nuestraempresa.es."

 

Así, todo aquel que desee contactar con usted, será informado inmediatamente y no se extrañará por el largo tiempo de espera. Con nuestra opción de Autorespuesta, puede determinar también cómodamente el periodo en el que se enviarán los e-mails de respuesta automática.

 

También es muy útil si va a cambiar de dirección de e-mail. Durante la fase de transición puede indicar automáticamente la nueva dirección mediante la Autorespuesta.

 

A veces, la Autorespuesta se emplea de manera similar a la transmisión de sondeo. Una posible aplicación sería, por ejemplo, el envío de una lista de precios por Autorespuesta. Para ello puede configurar un buzón de correo separado que se llame, por ejemplo, precios@sudominiodestrato.eu. La ventaja con respecto a colocar el texto en la página web es que consigue la dirección de e-mail del remitente. Por tanto, esta consulta no es anónima, como sucede al abrir una página web.

 

Cómo configurar la opción de Autorespuesta

 

Entre en su Acceso Clientes y acceda a la configuración del e-mail de su paquete.

 

Utilizar el Autoresponder-1.jpg

 

En la Administración del e-mail verá una lista de los buzones de correo configurados.

 

Utilizar el Autoresponder-2.jpg

 

Una Autorespuesta afecta siempre a buzones de correo ya configurados y a sus alias. Elija en la lista para qué buzón desea configurar la Autorespuesta. A continuación, haga clic en la parte superior de la tabla en Editar buzón.

 

En la página siguiente puede configurar y editar una Autorespuesta para el buzón de correo que haya elegido. Haga clic en Mensaje de respuesta automática y se abrirá un campo de texto en el que debe introducir el mensaje de Autorespuesta. Dispone de 600 caracteres.

 

Utilizar el Autoresponder-3.jpg

 

Puede establecer el periodo durante el cual la Autorespuesta deberá estar activa. Elija la fecha que desee.

 

En el campo de texto indique el asunto y el texto que quiere enviar automáticamente. Seleccione la casilla en la opción Activa el mensaje de ausencia automático. Guarde las configuraciones para activar la Autorespuesta.

 

Para desactivarla, simplemente deberá eliminar la selección de la casilla y volver a hacer clic en Guardar.

 

Con la opción Número de días de duración de un mensaje de respuesta automática para el mismo receptor puede determinar la frecuencia de mensajes que recibirá el remitente. Si elige, por ejemplo, 01, el remitente recibirá todos los días un mensaje de ausencia si le envía un e-mail cada día. Si elige, por ejemplo, 07, el remitente recibirá su mensaje de ausencia una vez por semana, incluso si le envía un e-mail varias veces por semana.

 

Por favor, recuerde: si ha creado otras reglas de filtro para sus buzones de correo, compruebe si la Autorespuesta aparece en primer lugar ya que, en caso contrario, se pueden producir conflictos con otras reglas.

 

Desplace, en su caso, cada filtro mediante los botones "hacia arriba" o "hacia abajo" para que la Autorespuesta aparezca en primer lugar.

 

El mensaje de respuesta automática NO se envía en los siguientes casos:

 

  • el Envelope-From está vacío
  • el Envelope-From es "noreply@..." o "newsletter@..."
  • el correo contiene un encabezado "Auto-Submitted:" con un valor distinto de "no" (es decir, el e-mail se ha generado mediante un proceso automático)
  • el From-Header es "MAILER-DAEMON@...", "LISTSERV@..." o "MAJORDOMO@..."
  • el correo contiene uno de los siguientes Header: "List-Id", "List-Help", "List-Subscribe", "List-Unsubscribe", "List-Post", "List-Owner","List-Archive" (es decir, el correo proviene de una lista de mailing)
  • el e-mail se ha recibido fuera del periodo de tiempo especificado
  • ya se ha enviado una notificación de ausencia al remitente para este receptor.

 

Encontrará más información sobre el encabezado del e-mail en:

 

¿Cómo encuentro el remitente real de un e-mail?

 

Si no tiene a mano su número o su contraseña de cliente, también puede realizar la configuración desde STRATO Communicator. Para acceder a Communicator solo necesita su dirección de correo y su contraseña. Más información en este artículo:

 

¿Cómo puedo configurar un mensaje de autorespuesta directamente en STRATO Communicator 4.0?

 

 

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