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Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) borrar E-Mails del archivo de E-Mails archivado.

¿Cómo puedo eliminar los correos electrónicos relevantes según el RGPD del archivado de correo?

En este artículo te mostramos cómo configurar una cuenta para el responsable de la protección de datos en el Archivo de Correo y cómo el responsable de la protección de datos de tu empresa puede eliminar e-mails relevantes según el RGPD del Archivo de Correo.

Creación de una cuenta para el responsable de la protección de datos

Eliminación de correos electrónicos

Creación de una cuenta para el responsable de la protección de datos

Para ello, crea un rol de usuario en el Archivo de Correo de STRATO.

En primer lugar, inicia sesión en tu Acceso Clientes de STRATO. Selecciona el paquete correspondiente y luego haz clic en Archivo de correo. A continuación, inicia sesión como administrador.

En la parte superior derecha de la bandera, haz clic en el icono del usuario y selecciona Administración de usuarios.

RGPD_borrar_archivo_de_E-Mails_archivados-1.png

Después, selecciona el buzón al que se le va a asignar la función de responsable de la protección de datos

 

Si no aparece ningún buzón, deberá crearse un nuevo buzón en la administración de correo electrónico de STRATO. A continuación, es necesario enviar un correo electrónico al buzón y éste debe ser archivado. Para ello, comprueba que no hay correos desviados o eliminados por algún filtro. Además, comprueba que ninguna entrada de la "lista de exclusión de archivo" impida que el correo se archive.

Si el responsable de la protección de datos necesita los datos de acceso al buzón, por favor tenga en cuenta que el nuevo buzón puede tardar hasta 10 minutos en aparecer en el Archivo de Correo.

El buzón no puede crearse como @TodosLosDominios. Crea el buzón con un dominio específico.

 

Para la cuenta de correo que desee seleccione de la lista desplegable la opción de Oficial De Protección De Datos

RGPD_borrar_archivo_de_E-Mails_archivados-2.png

A continuación, cambia el interruptor de la derecha a verde y haz clic en los tres puntos que hay junto a él para poder asignarte una nueva contraseña.

 RGPD_borrar_archivo_de_E-Mails_archivados-3.png

A continuación, recibirás un correo electrónico para poder asignarte una nueva contraseña a través del enlace.

RGPD_borrar_archivo_de_E-Mails_archivados-1.png

A partir de ahora, inicia sesión aquí directamente con el buzón y la contraseña que acabas de establecer:

https://mailarchiv.strato.de/es/users/sign_in

Las funciones del responsable de la protección de datos son limitadas en comparación con las del administrador. En cambio, el "administrador completo" tiene menos derechos que el propietario del paquete, que, por ejemplo, tiene derecho a editar a otros RPD y administradores.

Eliminación de correos electrónicos

Una vez que hayas configurado la cuenta del responsable de la protección de datos, podrás filtrar los correos electrónicos que deben eliminarse.

 

Para ello, dirígete en primer lugar a la pestaña de Cumplimiento y selecciona eDiscovery y Crear nueva, y luego guarda el filtro con un nombre descriptivo.

 RGPD_borrar_archivo_de_E-Mails_archivados-1.png

La búsqueda avanzada te permite buscar correos electrónicos específicos en el archivo. Aquí se pueden utilizar los criterios predefinidos y dotarlos de una condición Y u O.

En el siguiente artículo describimos la búsqueda (idéntica a la del eDiscovery) https://www.strato.es/faq/mail/archivo_de_correo_de_strato

Si has guardado este filtro de búsqueda, puedes recuperarlo en cualquier momento haciendo clic de nuevo en la pestaña Compliance, luego en eDiscovery y en Búsqueda guardada. Selecciona ahí la búsqueda correspondiente.

RGPD_borrar_archivo_de_E-Mails_archivados-1.png

Luego haz clic primero en el punto superior Marcar para revisión y luego en el segundo punto Marcar para revisión y eliminación (OPD). 

 

 RGPD_borrar_archivo_de_E-Mails_archivados-2.png

Por motivos legales se recomienda poner una explicación de la eliminación de los correos electrónicos. Por ejemplo: Candidaturas.
No olvides que el contenido de la busqueda también tiene que ser borrado

 Ahora la busqueda también está marcada para ser eliminada y puedes eliminar el contenido al final del proceso. Normalmente te salta automáticamente esta pantalla:

 

RGPD_borrar_archivo_de_E-Mails_archivados-3.png

 

 

 

Si no es el caso, haz clic en Proceso de revisión y haz clic sobre el nombre de la búsqueda guardada que quieras eliminar, en este ejemplo habría que hacer clic sobre el nombre FILTRO_1.

 

RGPD_borrar_archivo_de_E-Mails_archivados-4.png

 

A continuación, puedes clic en el botón Iniciar Eliminación en la parte superior derecha y confirmarlo haciendo clic sobre el botón de De Acuerdo. El proceso tarda unos minutos hasta que el filtro muestra el mensaje en verde Eliminación completada.

RGPD_borrar_archivo_de_E-Mails_archivados-1.png

 

Por favor ten encuenta que al pulsar el botón De Acuerdo, aceptas que se eliminen todos los correos electrónicos, excepto los legalmente relevantes. No hay posibilidad de recuperar los correos electrónicos eliminados.

 

Recuerda que el proceso de borrado puede tardar unos minutos dependiendo del número de correos a borrar.
Un proceso de eliminación ya iniciado no se puede cancelar.
para la cuenta de correo que desee.
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