Archivo de correo
Archiva automática y legalmente todos tus correos electrónicos
- Cumple con las normativas de conservación y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
- Ideal para pequeñas y medianas empresas
- Conservación segura de correos y archivos adjuntos
Archivo de correo
¿Qué características debe tener un archivo de correo electrónico?
Para que las empresas estén aseguradas legalmente, deben conservar los correos electrónicos durante un determinado periodo de tiempo. El archivo de correo electrónico debe tener las siguientes características:
- Los correos electrónicos y los archivos adjuntos se archivan completamente
- El contenido del archivo no puede ser manipulado
- Tras el cifrado de los mensajes, debe ser posible restaurarlos a su estado original
- Acceso limitado y controlado al archivo
- El correo electrónico debe estar disponible en todo momento
- Todos los cambios deben ser registrados por el sistema
El archivo de correo de STRATO te ayuda a archivar los correos electrónicos de forma segura y conforme a la ley.
Correo
Archivo de correo
Archivo de correo de STRATO: completo y legalmente seguro
El archivo de correo de STRATO puedes pedirlo junto con los siguientes productos:
Seguridad legal
Archivo de correo electrónico jurídicamente seguro: ¿por qué es necesario?
Las empresas están obligadas a conservar la documentación mercantil, especialmente por razones de derecho fiscal, para que la Agencia Tributaria pueda hacer un seguimiento de cómo se produjeron las transacciones mercantiles años después.
La responsabilidad de archivar y conservar los correos electrónicos recae siempre en el director general, pero STRATO puede ayudarte a cumplir los requisitos sin mucho esfuerzo.
Archivo de correo
Con el Archivo de Correo de STRATO puedes estar tranquilo
Hoy en día se escriben y envían rápidamente correos electrónicos, pero también se borran rápidamente. Hay que tener cuidado cuando se trata de correos electrónicos de empresa. Las empresas están obligadas a conservar determinados correos electrónicos durante un periodo de tiempo específico. Como empresario, es lógico que guardes todas tus facturas y contratos en papel, pero estos documentos se envían cada vez más en formato digital. Para cumplir con las obligaciones mercantiles y tributarias, es importante archivar los correos electrónicos pertinentes.
En caso de conflicto judicial, también puede resultar útil poder demostrar, años después, cómo se produjeron determinados hechos. Un programa de correo electrónico como STRATO Webmail, Outlook o Apple Mail no es realmente adecuado para archivar correos electrónicos a largo plazo. Una de las razones es que los correos electrónicos de estos programas pueden modificarse o borrarse fácilmente posteriormente. En este tipo de programas de correo, es imposible comprobar si esto ha ocurrido. Por lo tanto, es importante encontrar una solución propia para el archivo del correo electrónico.
Legislación
Documentación mercantil, contable, tributaria o de la seguridad social ¿Tienes que archivar todos los correos?
Es especialmente importante archivar los correos electrónicos que tienen que ver con acuerdos mercantiles. Además es importante que no guardes solamente los correos electrónicos entrantes, sino también los enviados.
La comunicación interna entre compañeros, los correos electrónicos privados o el spam, por ejemplo, no necesitan ser archivados. Además, en el caso de los correos electrónicos que contienen datos personales que no están sujetos a una obligación de conservación, es importante que no se conserven durante demasiado tiempo. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece que debe conservarse la menor cantidad posible de datos personales y que éstos no deben conservarse más tiempo del necesario.
Preguntas frecuentes
¿Aún tienes preguntas? Echa un vistazo en nuestra página de Ayuda y Contacto.
¿Se archivarán todos mis correos electrónicos?
Cuando se inicia el archivo de correo de STRATO, se archivan todos los correos electrónicos entrantes y salientes a partir de este momento. Los correos electrónicos que estaban en los buzones antes de que se activara el archivo de correo no serán guardados.
¿Cuánto tiempo debo archivar el correo electrónico?
Existen diferentes períodos de conservación para los distintos tipos de documentos y organismos. Es importante que dentro de este periodo de conservación los documentos estén archivados de forma segura y sean fáciles de encontrar. Los periodos de conservación pueden variar entre 3 y 10 años.
Por defecto, el archivo de correo de STRATO almacena los correos electrónicos durante 11 años.
¿Está el archivo de correo de STRATO destinado únicamente a empresas?
No, los particulares también pueden archivar sus correos electrónicos. ¿Has borrado accidentalmente un correo electrónico o has perdido correos electrónicos de alguna otra forma? Así podrás encontrar y restaurar rápidamente todos los correos electrónicos de tu archivo.
¿Debo archivar también el spam?
No es necesario archivar los correos electrónicos no deseados. Pueden ocupar mucho espacio en el archivo y dificultar la búsqueda dentro del mismo. STRATO utiliza filtros de spam seguros para garantizar que la menor cantidad de spam posible acabe en tu archivo.
¿Quién es el responsable de archivar los correos electrónicos?
Como empresario, eres responsable de cumplir con todo tipo de obligaciones legales de conservación. En este sentido, no debes olvidar los correos electrónicos. Por lo tanto, toda empresa debe buscar una solución para el archivo a largo plazo de los correos electrónicos e informarse sobre los requisitos legales.
¿Qué ventajas tiene el archivo de correo de STRATO para mi empresa?
El archivo de correo de STRATO facilita a las empresas el cumplimiento de los requisitos legales de conservación. Ya no es necesario que configures y gestiones tu propio servidor de correo. Tu archivo de correo es fácil de activar y en caso de auditoría, podrás presentar rápidamente los datos necesarios para su comprobación.
¿Con qué productos puedo contratar y utilizar el archivo de correo?
Puedes contratar y utilizar el archivo de correo en todos los paquetes que tengan la función de correo. Esto incluye los siguientes productos: correo, hosting (WordPress), Tu Web y tienda online.
El archivo de correo no puede utilizarse en combinación de Office 365, servidores o HiDrive.
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