Para que las empresas estén aseguradas legalmente, deben conservar los correos electrónicos durante un determinado periodo de tiempo. El archivo de correo electrónico debe tener las siguientes características:
El archivo de correo de STRATO te ayuda a archivar los correos electrónicos de forma segura y conforme a la ley.
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Las empresas están obligadas a conservar la documentación mercantil, especialmente por razones de derecho fiscal, para que la Agencia Tributaria pueda hacer un seguimiento de cómo se produjeron las transacciones mercantiles años después.
La responsabilidad de archivar y conservar los correos electrónicos recae siempre en el director general, pero STRATO puede ayudarte a cumplir los requisitos sin mucho esfuerzo.
Hoy en día se escriben y envían rápidamente correos electrónicos, pero también se borran rápidamente. Hay que tener cuidado cuando se trata de correos electrónicos de empresa. Las empresas están obligadas a conservar determinados correos electrónicos durante un periodo de tiempo específico. Como empresario, es lógico que guardes todas tus facturas y contratos en papel, pero estos documentos se envían cada vez más en formato digital. Para cumplir con las obligaciones mercantiles y tributarias, es importante archivar los correos electrónicos pertinentes.
En caso de conflicto judicial, también puede resultar útil poder demostrar, años después, cómo se produjeron determinados hechos. Un programa de correo electrónico como STRATO Webmail, Outlook o Apple Mail no es realmente adecuado para archivar correos electrónicos a largo plazo. Una de las razones es que los correos electrónicos de estos programas pueden modificarse o borrarse fácilmente posteriormente. En este tipo de programas de correo, es imposible comprobar si esto ha ocurrido. Por lo tanto, es importante encontrar una solución propia para el archivo del correo electrónico.
Es especialmente importante archivar los correos electrónicos que tienen que ver con acuerdos mercantiles. Además es importante que no guardes solamente los correos electrónicos entrantes, sino también los enviados.
La comunicación interna entre compañeros, los correos electrónicos privados o el spam, por ejemplo, no necesitan ser archivados. Además, en el caso de los correos electrónicos que contienen datos personales que no están sujetos a una obligación de conservación, es importante que no se
conserven durante demasiado tiempo. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece que debe conservarse la menor cantidad posible de datos personales y que éstos no deben conservarse más tiempo del necesario.